OMG - znowu to samo! Zapomniało mi się zrobić tego, czy tamtego. Wypadło mi z głowy. Jak mogło do tego dojść?
Zdarza Ci się? Mi zdarzało. Dlaczego? Bo ilość informacji jaki niekiedy dostaję na klatę jest większa, niż ta, którą jestem w stanie zapamiętać w jednostce czasu ;)
Ale nie biadolę nad swym losem. Stworzyłam swój system planowania i podtrzymywania motywacji ;) Składa się z listy do planowania i matrycy Eisenhowera. Obie udostępniam Ci poniżej wraz z opisem, jak z nich korzystam :)
1. Lista
Planer cz. 1 - plik jest duży, więc wymaga ściągnięcia (nie ma możliwości jego podglądu, bo ma niemalże 100 stron)
Lista do planowania, składa się z 6 elementów:
- Natenczas - to miejsce, w którym wpisuję okres dla którego planuję. U mnie zazwyczaj są to okresy tygodniowe.
- Cytat - jak to mówią, "mądrego, to i dobrze posłuchać". Lubię otaczać się inspirującymi cytatami, więc towarzyszą mi one przy planowaniu.
- Działania planowane - ok. To miejsce w którym wpisuję te zadania, o których nie chcę zapomnieć. Te które chcę wykonać. Lub wykonać muszę. To tu wpisuję konieczność sprawdzenia instrukcji X, przygotowania szkoleń tematycznych, określenia ryzyk modyfikacji maszyny, itp. Kratki z boku, zazwyczaj służą mi do odhaczenia wykonania zadania. Ale czasami wpisuję w nich litery oznaczające priorytety (a wykonane zadania po prostu wykreślam). Jakie to litery? Wyczytałam o nich w książce "Zjedz tę żabę" B. Tracy:
- A - zadania ważne, które muszę wykonać; ich nie wykonanie pociągnie poważne konsekwencje
- B - zadania, które powinnam wykonać; ich nie wykonanie nie pociąga poważnych konsekwencji
- C - chciałabym wykonać to zadanie, sprawiłoby mi ono radość z wykonania
- D - zadania, które może wykonać ktoś inny
- E - zadania nieistotne
U mnie zazwyczaj wszystkie zadania z listy oscylują między literkami A lub B, dlatego rzadko korzystam z tej metody. Po prostu na listę wpisuję już tylko istotne zadania.
UWAGA - warto duże zadania (z matrycy, o czym za chwilę) rozłożyć na mniejsze fragmenty. Czyli wpisywać dobrze sprecyzowane i krótkie zadania. Takie któe można szybko odhaczyć, bo dzięki temu, że zobaczysz efekt (wykreślone zadanie), zobaczysz również postęp, a to zmotywuje Cię do dalszej pracy.
- Działania niezaplanowane, ale wykonane - tu pojawia się element motywacji. Był taki moment w mim zawodowym życiu, że czas uciekał mi między palcami, a ja nie wiedziałam gdzie. Wtedy zorientowałam się, że w ciągu dnia rozstrzygam wiele kwestii niezaplanowanych wcześniej. Komuś coś wyjaśniałam. Komuś pomagałam. Musiałam napisać raport lub pismo ad hoc. Dopiero gdy zaczęłam te zadania spisywać okazało się, że czas wcale nie ucieka mi między palcami. A ja każdego dnia zrobiłam bardzo wiele na rzecz budowy świadomości kultury bezpieczeństwa.
Jest to element, który działa na mnie motywująco. Widzę efekty swojej pracy. Potrafię je nazwać. Widzę postęp. A unaocznienie postępu pobudza motywację do dalszych działań.
- Idee, które zmienią Świat - tutaj wpisuję pomysły, które mnie nachodzą. Ja mam bowiem tak, że robiąc jakąś czynność, nagle napada na mnie pomysł. I jeśli szybko go nie zapiszę, odchodzi w zapomnienie. A tak mam do czego wracać.
- Brawo JA! - to miejsce na docenienie siebie. W myśl zasady "Chwal się chwal, bo zapomną kto chwalił, a chwała pozostanie. Tu wpisuję co jakiś czas (nie, nie zdarza się to codziennie) swoje sukcesy. Są one różne. Czasem jest to ukończenie trudnej instrukcji. Czasem przekonanie kogoś nieprzekonanego do pracy w myśl BHP.
2. Matryca priorytetów
W matrycę wpisują plany ogólne. Często długoterminowe. Które po rozbiciu trafiają na listę rzeczy do zrobienia. Składa się z 4 pól:
- pilne i ważne - ich nie wykonanie, będzie skutkować poważnymi konsekwencjami. To są tak zwane "musiki", sprawy po terminie. Rozstrzygnięcia związane z sytuacjami kryzysowymi.
- pilne i nieważne - sprawy które musisz wykonać ale ich priorytet jest niski. Przykładowo odbieranie telefonów od przedstawicieli handlowych.
- niepilne i ważne - są one istotne, ale czy zrobisz je tu i teraz czy za moment, nie ma większego znaczenia. Szkolenia tematyczne - są ważne, ale ich terminy (zazwyczaj) nie są narzucone. Te zadania jednak rozwijają Ciebie i Twoje kompetencje.
- niepilne i nieważne - złodzieje czasu, tymi sprawami się nie zajmuj.
Mam nadzieję, że opisane sposoby, pozwolą Ci znaleźć własną drogę, by lepiej zaplanować czas i być BeHaPpy.
Pozdrawiam i BeHaPpy
Żurka
Brak komentarzy: