Czcigodne dokumenty, ileż was trzeba cenić ten tylko się dowie, kto was straci... - parafrazując klasyka,
31 marca to Światowy Dzień Backupu, czyli kopii zapasowej.
Czego backup powinniśmy robić? Moim zdaniem, rozsądnie jest robić kopie zapasowe tych elementów, które są nam niezbędne do prawidłowego funkcjonowania. Najczęściej będą to dokumenty lub pamiątki (np. zdjęcia). Dlaczego dokumenty? Ponieważ gdyby zdarzył się wypadek, w którym stracę potwierdzenia ubezpieczenia mieszkania lub protokoły z przeglądów, czy domu, to niepotrzebnie będę tracić czas, aby potwierdzić ubezpieczycielowi, że dopełniłam wszystkich formalności, które na mnie ciążą. A wiadomo - czas to pieniądz.
Dokumentacja, odgrywa również istotną rolę w czynnościach związanych z zapewnianiem BHP w firmie. Nim jednak, zabezpieczymy ją na dodatkowym nośniku, chmurze lub odrębnym serwerze, wydaje mi się, że warto zastanowić się, jakie dokumenty musimy posiadać - trudno bowiem zabezpieczyć coś czego nie ma. A moim zdaniem dokumenty BHP, stanowią zabezpieczenie i potwierdzenie, że dołożyliśmy wszelkich starań, by zapewnić osobom przebywającym na terenie firmy bezpieczne i higieniczne warunki.
Moje TOP 10 DOKUMENTACJI BHP przedstawiam Wam poniżej, zaznaczając jednocześnie, że lista ta może, wręcz powinna być szersza i dostosowana do potrzeb danego przedsiębiorstwa.
1. Dokumentacja związana ze szkoleniami BHP
Zgodnie z obowiązującymi zasadami, nie wolno dopuszczać do pracy pracownika, który nie posiada aktualnego szkolenia w dziedzinie BHP, jak również nie przeszedł szkolenia wstępnego. Dlatego też, w mojej opinii, bezwzględnie należy dbać, aby w teczce osobowej pracownika znalazły się dokumenty potwierdzające:
- Szkolenie wstępne BHP - dokumentem potwierdzającym jest karta szkolenia, w której odnotować należy informacje nt. przeprowadzonego instruktażu ogólnego oraz instruktażu stanowiskowego.
- Szkolenia okresowe w dziedzinie BHP - tymi potwierdzeniami, będą zaświadczenia wystawione przez jednostki przeprowadzające szkolenie, zgodne z rozporządzeniem ws. szkoleń BHP.
Dodatkowo, warto pamiętać, aby w segregatorach z dokumentacją dot. szkoleń, znajdowały się programy szkoleń.
2. Instrukcje i zapisy potwierdzające zapoznanie się z dokumentami BHP
Zatrudniając ludzi, należy pamiętać, że nie tylko musimy przeszkolić ich, ale również udostępniać do korzystania różne dokumenty. Najczęściej będą to instrukcje, niekiedy procedury lub inne przewodniki. Jednak to instrukcje, zajmują szczególne miejsce w tym całym zamieszaniu. Bowiem przepisy Rozporządzenia ws. ogólnych przepisów BHP wskazują bardzo dokładnie jak i do czego takie dokumenty powinny się odnosić:
Pracodawca jest obowiązany opracować i udostępnić pracownikom, do stałego korzystania, aktualne instrukcje bezpieczeństwa i higieny pracy, tzn. instrukcje stanowiskowe dotyczące stosowanych w zakładzie procesów technologicznych oraz wykonywania prac związanych z zagrożeniami wypadkowymi lub zagrożeniami zdrowia pracowników, obsługi maszyn i innych urządzeń technicznych, postępowania z materiałami szkodliwymi dla zdrowia i niebezpiecznymi oraz udzielania pierwszej pomocy.
Instrukcje należy również napisać, pamiętając o jej elementach niezbędnych, zgodnie z art. 41 par. 2 powyższego rozporządzenia:
- czynnościach przed przystąpieniem do pracy
- czynnościach wykonywanych w trakcie pracy
- czynnościach jakie należy wykonać po zakończeniu pracy
- zasady postępowania w czasie sytuacji awaryjnej
Więcej. Pracownik ma obowiązek na piśmie potwierdzić zapoznanie się z treścią instrukcji.
I choć większość z nas nie lubi tony papierów i biurokratycznych labiryntów, to warto pamiętać, że muszą one zaistnieć. Warto jednak pomyśleć nad formą - w końcu (zarówno z przepisu, ale też z pobudek czysto ludzkich) warto napisać je językiem zrozumiałym. I warto pamiętać, że autograf pracownika, jest elementem niezbędnym.
3. Ocena Ryzyka Zawodowego
- opis ocenianego stanowiska pracy, w tym wyszczególnienie stosowanych maszyn, narzędzi, materiałów, wykonywanych zadań, występujących na stanowisku niebezpiecznych, szkodliwych i uciążliwych czynników środowiska pracy, stosowanych środków ochrony zbiorowej i indywidualnej osób pracujących na tym stanowisku
- wyniki przeprowadzonej oceny ryzyka zawodowego w odniesieniu do każdego z czynników środowiska pracy oraz wykaz niezbędnych środków profilaktycznych zmniejszających ryzyko
- datę przeprowadzonej oceny oraz dane osób dokonujących oceny.
Ocenę ryzyka dokonuje się również w odniesieniu do występowania na stanowisku czynnika szkodliwego - np. hałasu, drgań mechanicznych, czynników chemicznych, czynników biologicznych.
4. Dokumentacja powypadkowa i podejrzeń o choroby zawodowe lub stwierdzenie choroby zawodowej
Cóż, wypadki "chodzą po ludziach". Niestety, niezależnie od jakości i ilości wdrożonych środków zapobiegawczych, może się zdarzyć wypadek w pracy. Wtedy też należy pamiętać o dokumentach, jakie należy sporządzić na tę okoliczność:
- protokół powypadkowy, który zawierać będzie opis zdarzenia, informacje zebrane przez członków komisji, określenie czy zdarzenie jest czy nie jest wypadkiem, dokumentację medyczną poszkodowanego. UWAGA - protokoły przechowuje się przez okres 10 lat!
- rejestr wypadków w pracy
- statystyczna karta wypadku - przekazywana za pośrednictwem specjalnego portalu do Głównego Urzędu Statystycznego (GUS)
Dając pracę, musisz również monitorować, czy na terenie Twojej firmy, pracownicy nie są narażeni na wystąpienie choroby zawodowej. Gdyby zaszło podejrzenie, że do zachorowania jednak doszło, należy sporządzić odpowiednie dokumenty, które będą potwierdzały wystąpienie takiej sytuacji:
- rejestr podejrzeń o choroby zawodowe
- rejestr chorób zawodowych
- formularz zgłoszeniowy
- zawiadomienie o skutkach choroby zawodowej
A co jeżeli nie mam ani wypadków, ani chorób zawodowych? Cóż to cudownie! Warto jednak rozważyć, założenie rejestrów, o których mowa powyżej - nawet jeżeli nie będzie w nim wpisów. Wówczas bowiem zyskujesz pewność, że rejestr został przez Ciebie założony. Takie też wytyczne, otrzymałam podczas pewnej kontroli PiP i tak też od tego czasu robię.
5. Rejestry
Rejestry, w mojej opinii, mają służyć szybkiemu podglądowi - gdzie my w naszym systemie BHP jesteśmy. Oczywiście można założyć n-ilość rejestrów. Jest jednak co najmniej kilka, które być w firmie muszą, m.in.:
- rejestr wypadków przy pracy.
- rejestr chorób zawodowych i podejrzeń o takie choroby.
- rejestr wyników badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy wraz z kartami badań i pomiarów czynników szkodliwych.
- rejestr prac, podczas których występuje kontakt z substancjami, preparatami, czynnikami lub procesami technologicznymi o działaniu rakotwórczym czy mutagennym.
- rejestr pracowników wykonujących prace w kontakcie z substancjami, preparatami, czynnikami lub procesami technologicznymi o działaniu rakotwórczym lub mutagennym.
- rejestr prac narażających pracowników na działanie szkodliwych czynników biologicznych zakwalifikowanych do 3 lub 4 grupy zagrożenia.
- rejestr maszyn i urządzeń, które podlegają dozorowi technicznemu.
- Książki rewizyjne urządzeń.
- rejestr maszyn i urządzeń podlegających dostosowaniu do minimalnych warunków – wyniki ostatnich kontroli.
6. Wykazy
Wykazy, czyli w gruncie rzeczy listy, które mają za zadanie przekazać szybko informacje. W firmie warto, posiadać:
- wykaz prac wzbronionych kobietom (jako załącznik regulaminu - jeżeli istnieje),
- wykaz prac wzbronionych młodocianym (jako załącznik regulaminu - jeżeli istnieje),
- wykaz pracowników wyznaczonych do udzielania I pomocy,
- wykaz pracowników wyznaczonych do zwalczania pożarów i ewakuacji pracowników,
- wykaz prac, które powinny być wykonywane przez co najmniej dwie osoby,
- wykaz prac szczególnie niebezpiecznych występujących w zakładzie pracy.
7. Wyniki badań i pomiarów
Identyfikacja czynników szkodliwych to jedno. Wykonanie ich pomiarów to drugie (oczywiście pomiarów tych czynników, które zbadać można). W związku z wykonaniem badań należy mieć w posiadaniu:
- rejestr czynników szkodliwych występujących na stanowisku pracy - rejestr ten przechowuje się 40 lat i tworzy zgodnie z wymaganiami stosownego rozporządzenia (w sprawie badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy)
- karty wyników badań i pomiarów - karty te tworzy się również zgodnie z rozporządzeniem i również przechowuje się je przez okres 40 lat
- wyniki badań i pomiarów - uzyskane podczas badań dane należy przechowywać przez okres 3 lat
8. Zaświadczenia lekarskie
Do pracy można dopuścić pracownika, który posiada aktualne zaświadczenie o braku przeciwskazań do wykonywania pracy, wystawione przez właściwego lekarza medycyny pracy. Warto więc pamiętać, aby zarówno stosowne oświadczenie (zaświadczenie), jak również skierowanie przechowywać w aktach osobowych pracownika. I dotyczyć będzie to zarówno badań wstępnych, okresowych, jak również kontrolnych.
9. Niebezpieczne substancje chemiczne
Jeżeli używasz substancji chemicznych lub zatrudniona przez Ciebie ekipa ma z takimi substancjami kontakt, to jest kilka spraw, które musisz udokumentować:
- karty charakterystyki substancji i mieszanin stwarzających zagrożenie oraz karty charakterystyki mieszaniny nie zaklasyfikowanej jako niebezpieczna, która zawiera jednak w swoim składzie, w stężaniu określonym w rozporządzeniu, co najmniej jedną substancję stwarzającą zagrożenie dla zdrowia człowieka lub środowiska - karty te stanowią też ważną informację nt. zarówno właściwości substancji i jej wpływu na człowieka lub środowisko, ale również informacje co zrobić jak się zapali, co zrobić gdy będzie się miało z nią zbyt bliski kontakt oraz jakie środki ochrony indywidualnej zastosować. Ja osobiście uważam, że warto mieć wszystkie karty charakterystyk stosowanych substancji i mieszanin chemicznych (nawet nie-niebezpiecznych), właśnie ze względu na te dodatkowe informacje.
- spis substancji i mieszanin niebezpiecznych
10. Budynek
Użytkując budynek w którym pracują ludzie, warto pamiętać, że należy mieć w zanadrzu dokumenty, potwierdzające, że jest on bezpieczny i że o niego dbamy. Wymienię tylko kilka, choć nie każdy musi mieć obowiązek ich posiadania:
- Pozwolenie na użytkowanie
- Instrukcja Bezpieczeństwa Pożarowego (IBP) - określa nie tylko jakie jest zagrożenie wybuchu pożaru, ale również zasady ewakuacji, z którymi pracowników należy zapoznać.
- Książka obiektu budowlanego
- Protokoły z przeglądów budowlanych
Czy powyższe TOP 10 to wszystko? Moim zdaniem nie. Dokumentów z których korzystam na co dzień jest znacznie więcej. Ale jeden post to za mało, aby je wszystkie wymienić ;) Niemniej, od czegoś trzeba zacząć... O czym warto jednak pamiętać? Aby tworzone dokumenty były stosowane - twórzmy je na miarę, tak by były stosowane, a nie kurzyły się w szafie lub na dysku. "Papier wszystko przyjmie", ale czy naprawdę o to chodzi?
A gdy już stworzycie dokumentację BHP, pamiętaj o ich BACKUP-ie, czy jak kto woli po polskiemu - kopii zapasowej. Jak mawia stare przysłowie "Przezorny, zawsze ubezpieczony", a możliwości zabezpieczenia, w dzisiejszych czasach, jest ogrom.
Pięknego dnia i BeHaPpy,
JŻ