Początek roku kalendarzowego to czas składania wielu sprawozdań, raportów i ich aktualizacji. Również tych, które dotyczą BHP.
Do końca stycznia, czyli do 31 składa się do ZUS-u formularz IWA. I to na podstawie informacji w nim zawartych ustalana jest składka ubezpieczenia wypadkowego na kolejny rok kalendarzowy.
Co warto nim wiedzieć? Czy każdy prowadzący firmę, ma obowiązek składać dane na formularzu ZUS IWA? Sprawdź czy Ciebie dotyczy ten obowiązek.
FORMULARZ ZUS IWA - co to za dokument?
Składki na ubezpieczanie wypadkowe dla płatnika składek (czyli pracodawcy), ustalane są rok do roku, na podstawie informacji o danych przekazywanych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, na formularzu nazywanym ZUS IWA.
Dane te przekazuje się do ZUS w terminie do 31 stycznia za poprzedni rok kalendarzowy, na formularzu, którego wzór znajdziesz na stronach ZUS ( link do formularzu TU).
Do prawidłowego wypełnienia formularzu, niezbędne jest przekazanie danych o:
- liczbie poszkodowanych w wypadkach przy pracy ogółem (pkt IV ppkt 02)
- liczbie poszkodowanych w wypadach przy pracy ciężkich i śmiertelnych (pkt IV ppkt 03)
- liczbie zatrudnionych w warunkach zagrożenia (pkt IV ppkt 04)
KTO MA OBOWIĄZEK SKŁADAĆ FORMULARZ ZUS IWA
Formularz ten składa każdy, kto spełnia łącznie poniższe warunki:
- przez wszystkie miesiące w roku poprzednim opłacałeś składki na ubezpieczenie wypadkowe za minimum 1 osobę i co najmniej jeden dzień w styczniu roku bieżącego - oznacza to że, musiałeś być zgłoszony jako płatnik składek na ubezpieczenie wypadkowe nieprzerwanie przez 12 miesięcy w roku poprzednim i w styczniu bieżącego;
- w roku poprzednim zgłaszałeś do ubezpieczenia wypadkowego średnio 10 osób w miesiącu, licząc również siebie;
- 31 grudnia poprzedniego roku byłeś wpisany do rejestru REGON.
Ważne!
ZUS IWA nie składasz, jeśli w jakimkolwiek miesiącu poprzedniego roku, był chociaż jeden miesiąc w którym żadna osoba za którą opłacasz składki, nie podlegała ubezpieczeniu wypadkowemu.
PAMIĘTAJ!
Obowiązek złożenia formularza ZUS IWA wynika z przepisów Ustawy o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (art. 31). Za niezłożenie ZUS IWA w terminie grożą ci sankcje w postaci podniesienia stopy procentowej składki na ubezpieczenie wypadkowe na cały rok składkowy w wysokości 150% stopy procentowej ustalonej na podstawie prawidłowych danych, które powinno się złożyć w terminie do 31 stycznia.
Kopię formularza ZUS IWA masz obowiązek przechowywać 10 lat od dnia przekazania go.
PO CO ZUS ZBIERA TE DANE
Na podstawie informacji przekazanych w ZUS IWA, Zakład Ubezpieczeń Społecznych określa stopę procentową składki na ubezpieczenie wypadkowe, która będzie Cię obowiązywała w danym roku kalendarzowym.
Również kategorię ryzyka określa się na podstawie danych zawartych w ZUS IWA. A - o czym warto przypomnieć - szkolenia okresowe dla pracowników administracyjno-biurowych, nie są wymagana, gdy rodzaj przeważającej działalności znajduje się w grupie działalności, dla której ustalono nie wyższą niż trzecią kategorię ryzyka. Rzecz jasna, zwolnienie to jest możliwe, o ile obowiązek szkolenia pracowników nie wynika z przeprowadzonej oceny ryzyka zawodowego).
JAK WYPEŁNIĆ FORMULARZ ZUS IWA
- w polu 01 - wpisz rodzaj przeważającej działalności według polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD), który został również ujęty w Twoim rejestrze REGON
- w polu 02 - wpisz liczbę osób poszkodowanych w wypadkach przy pracy ogółem w roku za który składasz ZUS IWA
- w polu 03 - wpisz liczbę osób poszkodowanych w wypadkach przy pracy śmiertelnych i ciężkich, które zdarzyły się w roku, za który składasz ZUS IWA
PAMIĘTAJ!
Liczba ta dotyczy wszystkich poszkodowanych, którzy podlegają ubezpieczeniu wypadkowemu. A więc będą to zarówno pracownicy na umowach o pracę (dla których tworzysz protokół powypadkowy) oraz pracowników zatrudnionych w ramach innych umów, którzy podlegają ubezpieczeniu wypadkowemu (dla nich tworzysz kartę wypadku).
To czy w ZUS IWA musisz wskazać poszkodowanego wypadku, zależne jest od daty wypadku. A konkretniej od daty zarejestrowania w rejestrze wypadków przy pracy.
Wyjaśnię to na przykładach:
Przykład 1
Zenobiusz został poszkodowany w wypadku przy pracy (zarówno w ramach etatu, jak i umowy zlecenia) 20 września 2021r. Protokół powypadkowy został sporządzony 30 września 2021r. Tego samego dnia wypadek został zarejestrowany w rejestrze wypadków przy pracy - pracodawca (płatnik składek) uwzględnia wypadek w formularzu ZUS IWA za rok 2021.
Przykład 2
Zenobiusz został poszkodowany w wypadku przy pracy 30 grudnia 2021r. Protokół powypadkowy został został sporządzony 12 stycznia 2022r. Tego też dnia wypadek został wpisany do rejestru wypadków przy pracy. Pracodawca zgłosi poszkodowanego w ZUS IWA za rok 2022.
- w polu 04 - wpisz liczbę osób zatrudnionych, w których występują przekroczenia najwyższych dopuszczalnych stężeń i natężeń czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy na dzień 31 grudnia roku, za który składasz ZUS IWA.
UWAGA!
- Ustalając liczbę zatrudnionych w warunkach zagrożenia, uwzględniasz wyłącznie pracowników, czyli osoby zatrudnione w ramach umowy o pracę.
- Danego pracownika uwzględniasz w tej liczbie tylko raz - nawet jeśli ktoś jest narażony na dwa czynniki, których poziom przekracza NDS lub NDN podaje się go tylko raz.
- Podajesz liczbę osób pracujących w warunkach zagrożenia, nawet jeśli na tych stanowiskach praca wykonywana jest w środkach ochrony indywidualnych - liczą się wyniki badań środowiska pracy
Zostało jeszcze kilkadziesiąt godzin na złożenie formularza ZUS IWA. Mam nadzieję, że z tym wpisem jego wypełnienie będzie prostsze.
Pozdrawiam i BeHaPpy
Żurka