Zarządzanie bezpieczeństwem i higieną pracy wiąże się z prowadzeniem dość pokaźnej dokumentacji. Dokumentacji którą nie tylko trzeba stworzyć, ale również przechowywać w firmie przez określony okres czasu. Jaki?
Okres
przechowywania dokumentów BHP nie jest jednakowy, a konkretne czasookresy określają przepisy szczegółowe. W zakresie
podstawowych dokumentów, należy przechowywać je zgodnie z poniższym wykazem:
- dokumentacja pracownicza, w tym informacje BHP, które należy przechowywać w aktach osobowych takie jak na
przykład: karty szkoleń, zaświadczenia szkoleniowe, zapoznanie pracowników
z oceną ryzyka zawodowego oraz zasadami i przepisami BHP, ewidencja
ŚOI - zgodnie z art. 94 pkt. 9b ustawy Kodeks Pracy należy
archiwizować 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym
stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy
przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej;
- dokumentacja powypadkowa -
zgodnie z art. 234 § 31ustawą Kodeks Pracy przez okres 10 lat
- dokumentację potwierdzającą
przeprowadzenie pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia - zgodnie
z Rozporządzeniem w sprawie badań i pomiarów czynników szkodliwych
dla zdrowia w środowisku pracy par. 17 1. wyniki badań i
pomiarów pracodawca przechowuje przez okres 3 lat, licząc od daty ich
wykonania oraz par. 18. 4.Pracodawca i podmiot, o którym mowa w ust. 3,
przechowują rejestr oraz karty przez okres 40 lat, licząc od daty
ostatniego wpisu. Tak samo długo przechowuje się dokumentację związaną z
występowaniem czynników biologicznych oraz rakotwórczych.
Jeśli dokumenty mają być przechowywane, to nasuwa się kolejne pytanie - GDZIE? Przepisy nie określają gdzie należy je archiwizować. Czy zatem dokumenty będą przechowywane w siedzibie pracodawcy, czy w archiwum jest
uzależnione od wewnętrznych ustaleń pracodawcy. Warto jednak pamiętać, że część z dokumentów BHP zawiera dane osobowe i należy zapewnić im ochronę zgodnie z RODO, np. poprzez ograniczenie dostępu osób trzecich (nieupoważnionych) do nich.
Jeśli zastanawiasz się jak długo przechowywać dokumenty, a nie zostały one wymienione w powyższym wykazie - daj znać w komentarzu.
Brak komentarzy: